Lorsque l’on doit rédiger un courrier administratif et que l’on n’y est pas habitué, il est parfois difficile de savoir ce qui doit y figurer et où les éléments doivent être placés.
D’Encre et d’Essence vous dit tout !
Votre lettre officielle doit ainsi comporter les données suivantes : vos coordonnées, celles de votre destinataire, le lieu, la date, l’objet de la demande, le récapitulatif des pièces jointes si des pièces sont jointes, la désignation de l'interlocuteur, votre texte, une formule de politesse qui va le clore, et enfin votre signature.
Vos coordonnées se situeront en haut de page gauche. Doivent figurer vos prénom, nom, adresse, numéro de téléphone et email (si vous désirez être contacté par ce biais), les uns sous les autres. Allez à la ligne et positionnez-vous du côté droit de votre feuille. Indiquez les coordonnées de votre destinataire. Pour vous aider à vous repérer, imaginez le cadre transparent d’une enveloppe ; ces dernières doivent y apparaître. Les signets disponibles sur la règle de Word sont très utiles pour ce faire.
Pour la police, ne soyez pas trop original. Tenez-vous-en à de l’habituel. Times New Roman, Arial ou Calibri passent bien. Le Times New Roman peut sembler un peu vieillot à certains, dans ce cas privilégiez l’Arial.
Sautez une ou deux lignes. Replacez-vous du côté droit, juste sous l’adresse du destinataire, et notez les lieu et date.
Si votre missive est dense et contient beaucoup d’informations, vous laisserez moins d’espace entre les différentes parties de votre composition, l’idéal étant de la faire tenir entièrement sur une seule feuille. Si votre lettre en comporte plusieurs, il sera bon de créer un pied de page précisant les numéros de page, vos prénom, nom et vos références de dossier si dossier il y a. Cela permettra à votre correspondant de toujours retrouver vos feuillets en cas d’égarement.
Annoncez l’objet de votre demande. Si vous joignez des pièces à votre requête, faites-en une liste succincte. Mentionnez juste le sujet de chaque document (CNI, certificat médical, etc.).
Si vous avez une référence de dossier, ajoutez-la sous l’objet de votre message.
Ensuite, encore un saut d’une ou deux lignes. Adressez-vous à « Madame, Monsieur », si vous ne savez pas qui sera votre interlocuteur ; si vous le savez, employez le nom de la personne.
Laissez un espace et débutez votre rédaction. Faites plusieurs paragraphes si vous introduisez plusieurs idées, remarques et/ou doléances, en suivant le précepte « une idée par paragraphe ». Sautez une ligne et terminez par une formule de politesse.
Comme dit ci-dessus, si votre lettre est courte, utilisez la place disponible en aérant bien votre texte.
Une fois votre courrier imprimé, n’oubliez pas de le signer !
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